Blog – De Vier Factoren voor Succesvolle Communicatie

Wanneer we het hebben over communicatie, dan wordt er de uitwisseling van informatie tussen twee en/of meerdere personen bedoelt. Bij communicatie zijn er twee kritieke momenten waar het mis kan gaan:

  1. Bij de overdracht van de informatie
  2. Bij de ontvangst (interpretatie) van de informatie

Wanneer communicatie misgaat bij de overdracht van informatie, is er sprake van ‘ruis’, ofwel storing op de lijn. Dit kan diverse aanleidingen hebben en het is dan ook belangrijk om vooraf te bepalen welke vorm van communicatie, wat je wilt communiceren en hoe.

Om te helpen bij het ontwikkelen van succesvolle communicatie, bieden wij de ‘De Vier Factoren voor Succesvolle Communicatie’.
Wij zullen nooit vragen om dit klakkeloos over te nemen, maar wel om dit uit te proberen en zelf de conclusie over de resultaten te maken.

#1 Wees Waardevol

Alles en iedereen communiceert vandaag de dag. Van kleine kinderen tot wasmachines, (SMART)televisies, tot de magnetron, de auto en de oven. Wanneer je in deze wervelstorm van informatie je boodschap wilt overbrengen, is het natuurlijk belangrijk dat jouw boodschap allereerst de moeite waard is, om voorrang te krijgen op alle andere informatie.

Zorg daarom dat wat je communiceert, interessant en relevant is voor de ontvangende partij. Ook wanneer je aan het werk bent en zaken door moet geven; laat overbodige en onbelangrijke zaken weg en focus op de kern.

Je hoeft de ontvangende partij geen informatie te geven die ze al hebben, puur om te laten zien dat jij deze informatie ook bezit. Te vaak proberen professionals indruk te maken op collega’s en leidinggevenden, door te paraderen met hun kennis. Val niet in deze kuil, maar pas je kennis juist selectief toe, zodat mensen gewend raken aan het feit dat wanneer jij je mond open doet/een mail stuurt/opbelt/etc., het de moeite waard is om er aandacht aan te schenken.

#2 

Wees Duidelijk

Iedereen heeft het druk en weinig mensen hebben nog maar tijd voor beleefdheden, omslachtige verhalen en politiek correcte handelsvormen: De beste boodschappen zijn kort en duidelijk, want tijd is geld.

Om duidelijk te communiceren, zijn de volgende vier zaken essentieel:

Oprechtheid
Het menselijk brein is zo ingericht dat het, bewust en onbewust, constant op zoek is naar waarheid. Zelfs als het de onwaarheden niet precies kan identificeren, is het zich bewust van diens aanwezigheid. Net zoals wanneer je weet dat een bepaalde buurt niet helemaal jofel is na 1:00 uur s’nachts, weet het brein wanneer een verhaal niet helemaal klopt. Zorg dus altijd dat de informatie die je verzend correct is en dat je er zelf achter staat.

Herhaling
Wanneer je een duidelijk punt wilt maken, herhaal het dan. Herhaling is de moeder van kennis en een efficiënte manier om te zorgen dat informatie goed blijft hangen.

Minimaal
Alles wat duidelijk is, hoeft niet extra gecommuniceerd te worden. Alles wat je uitstraalt, hoef je niet te vertellen. Wanneer jouw boodschap oprecht is, en de communicatie helder, is het meer dan overbodig om daarbij de oprechtheid en helderheid van de boodschap te benadrukken. De waarheid spreekt voor zichzelf.

Vocabulaire
Taal is een wonderlijk creatieve tool voor communicatie. Sommige woorden omschrijven een situatie beter dan een boek, foto, of film ooit zou kunnen. Wees daarom alert op je woordgebruik en (advies) zorg ervoor dat je ten minste één boek per maand leest. Wie zijn taal beheerst, kan communiceren op het hoogste niveau van efficiëntie en pracht.

#3 Ken je Publiek

Komedies maken graag gebruik van de scène waarin iemand luidkeels een grap maakt voor een publiek en de hele zaal stilvalt; het publiek snapt het niet en de persoon in kwestie staat enorm voor paal. Deze situatie gebeurt dagelijks, in elke markt, in de vorm van een pijnlijke stilte. In communicatie is het ongekend belangrijk om te weten waar jouw publiek het beste op reageert. Maak hierin niet de fout door een toneelstuk op te voeren, maar zoek naar een communicatiemethode die beter ontvangen wordt.

Er zijn verhalen bekend van salesprofessionals die 25% meer Sales maakten, door simpelweg hun handen uit hun zakken te houden, of hun armen niet meer over elkaar te doen.

Reageer dus op wat je ziet, hoort en voelt. Lichaamshouding, Reacties en Emoties geven signalen af, waarmee je de communicatiemethodes kan perfectioneren. Wanneer iedereen bijvoorbeeld terughoudend reageert op jouw boodschap, is het wellicht beter om wat minder dominant de informatie te verzenden.
Zo zijn er talloze voorbeelden van hoe de reactie van jouw publiek, als leidraad kan worden ingezet voor het bijstellen van verzend strategie, voor verbeterd resultaat.

#4 Intensiviteit

Wat hadden Dr. Martin Luther King, Shake Zulu, Napoleon en Ghengis Kahn met elkaar gemeen?

Zij waren allen in staat om de emotie achter hun boodschap bloot te leggen en over te dragen aan anderen. Dit waren mensen die complete volkeren op de been kregen, continenten veroverden, hele steden in as legden, of juist de wereld hebben genezen met liefde en vrijheid.

Wat de geschiedenis ons leert is het volgende: Woorden, geladen met emoties, zijn de machtigste wapens die de mensheid ooit zal hanteren. Wanneer het dus gaat om communicatie, moet de ontvanger niet alleen de informatie ontvangen, maar ook voelen. Verberg je emoties dus niet, maar gebruik deze, hetzij met mate, om je woorden kracht bij te zetten en zo jouw boodschap te laten exploderen aan de andere kant van de lijn.