Sales skills: #2 Administratie

‘The Name of the Game’ is informatie. IT bouwt systemen om het op te slaan en er gebruik van te maken, Sales gebruikt het om omzet te genereren, HR gebruikt het om het personeel mee aan te sturen en zo gaat de lijst maar door.

Elk bedrijf valt en staat met de beschikbare kennis en informatie, en hoe toegankelijk dit is. Aan de kern van dit hele proces, staat de medewerker; hij/zij zorgt voor de invoer van informatie in de systemen, zodat de systemen hun werk kunnen doen.

Computers kunnen veel, het intuïtief vinden en opslaan van nuttige informatie is en blijft (voorlopig) uiteindelijk nog steeds mensenwerk. Denk aan een Callcenter, waar de medewerkers automatisch het antwoord op vragen op hun scherm krijgen; deze antwoorden worden ergens door iemand bedacht en opgeschreven, waarna ze worden ingevoerd en het systeem er mee aan de slag kan.

Zelfs grootmachten als Google en Microsoft zijn uiteindelijk afhankelijk van de invoer van data, waardoor het dus cruciaal is om hier correct mee om te gaan; een professional met degelijke administratie is veel effectiever, efficiënter en van grotere waarde voor het bedrijf.

En van grotere waarde voor het bedrijf betekend meer beloning.

In de basis heeft administratie een aantal facetten die het skelet vormen voor een efficiënte opslag van informatie:

 

Structuur

Wanneer je te maken hebt met de invoer van informatie (administratie), heb je ongetwijfeld ook te maken met een systeem. Dit kan een papieren systeem zijn (mappen, ladekasten etc.), maar is steeds vaker een computer systeem. Wat voor methode er ook gehanteerd wordt, de eerste stap is om er een structuur in te vinden, of bij afwezigheid er voor jezelf één te creëren.

 

Veel bedrijven richten hun informatie in op een manier, waarop het later makkelijk is om er weer gebruik van te maken. Echter zijn er ook genoeg bedrijven die alles maar op één hoop gooien, om er later weer telkens doorheen te moeten grabbelen.

 

Excell kan hierin een efficiënte tool zijn, om inzicht te verkrijgen, wanneer een bedrijf geen duidelijke informatiestructuur heeft. Meestal is dit echter wel het geval en is het zeer raadzaam om jezelf de omgeving eigen te maken en te weten wat, je waar, hoe moet registreren.

 

Wanneer je bij iemand anders in de keuken staat, ga je ook niet alle gaspitten op volle vlam zetten, voordat je weet waar de pannen en ingrediënten staan.

 

Routine

Een heel eenvoudige manier om het registreren van informatie eigen te maken is het constant uitvoeren van deze activiteiten, op vaste momenten. Maak er een gewoonte van om na elk klantgesprek direct je notities bij te werken en na een tijdje zal je dit doen zonder er over na te denken. In het begin zal je daardoor minder efficiënt zijn, echter leidt deze investering wel naar een waardevolle werkethiek waar jij en je omgeving veel profijt van hebben.

 

Wanneer een functie, naast administratie, veel andere verantwoordelijkheden bevat, is het raadzaam om je tijd in te delen en vaste uren in te plannen, waarop je aan je administratie werkt. Hierbij dien je wel een routine te maken van het noteren van informatie, die je later in het systeem verwerkt.
Het is natuurlijk contra-productief, wanneer je informatie kwijtraakt omdat je het op een later moment pas gaat verwerken. Bij tijdsmanagement is de routine in het noteren, bewaren en invoeren van informatie dus essentiëel.

 

Secuur

Noteer ALLE informatie op de correcte wijze. Één verkeerde letter in een postcode kan heel onschuldig zijn, echter kan het een hoop tijd en geld kosten, wanneer een Outside Salesprofessional daardoor bij het verkeerde adres staat voor zijn afspraak.

Kwaliteit in handelen is het allerbelangrijkste voor je eigen zelfbewustzijn. Als je constant streeft naar maximale kwaliteit in je uitvoering, dan zal deze routine (daar is hij weer) uiteindelijk een standaard waar niet alleen jij, maar ook je omgeving aan gewend raakt.

Dit dus een van de vele manieren waarop degelijke administratie-skills je meer waarde geeft als professional. Wanneer mensen weten dat jij altijd correct werkt, zullen ze je meer toevertrouwen en minder aan je twijfelen, waardoor jouw werkzaamheden uiteindelijk weer makkelijker worden.

Dit noemen ze in de Sales een Win-Win.

 

Urgentie

Bij administratie is er vaak een duidelijk verschil tussen belangrijke zaken die direct moeten worden geregeld en minder belangrijke zaken, die kunnen wachten tot aan het einde van de dag.

De urgentie (hoe belangrijk een taak is, en hoe snel deze dus moet worden uitgevoerd) bepaalt dus welke informatie je wanneer verwerkt:

 

Een klacht van een klant moet natuurlijk direct worden ingevoerd, zodat deze kan worden opgepakt. Dat deze klant is verhuist en zijn nieuwe adresgegevens heeft doorgegeven, kan wachten tot het einde van de dag. In dit voorbeeld zullen wijzigingen van gegevens gezamenlijk aan het einde van de dag worden ingevoerd en worden de klachten direct behandeld, bij een groothandel zou de urgentie bijvoorbeeld wel eens andersom kunnen zijn, omdat de klant anders zijn goederen niet op het juiste adres krijgt morgen, wat tot meer klachten gaat leiden.

 

Kijk dus altijd goed naar wat jouw functie is, welke informatie van dusdanig belang is dat het direct het systeem in moet en welke informatie minder urgent is en dus later in bulk kan worden ingevoerd.